الفصل الرابع عشر

مراحل تنفيذ المشاريع المتناهية في الصغر

المرحلة الأولى : التشغيل ..

1 -  تحديد المناطق والدول التي ترغب في تنفيذ المشاريع المتناهية في الصغر فيها .

2 - استكشاف المؤسسات العاملة في المشاريع المتناهية في الصغر في تلك المنطقة واختيار أنسبها .

3 -  توقيع اتفاقية المشروع التجريبي .

4 -  بعد نجاح التجربة يتم توظيف ممثل للمؤسسة في مقر الجهة الممثلة وتوسيع عمـل المشاريع مع الجهة الممثلة من خلال اتفاقية جديدة يحدد فيها قيمة المشاريع الجديدة ومدة الاتفاقية .

5 -  بعد أن يبدأ نشاط العمل تتم المراقبة المالية من خلال نماذج محاسبية وميزانية سنوية .

المرحلة الثانية : التحليل والتقييم ..

1 -  تحليل وتقييم الهيئات المنفذة :

2 -  تحليل وتقييم المشاريع الصغيرة والعملاء :

3 -  تحليل وتقييم عمل إدارة المشاريع في المؤسسة :

المرحلة الثالثة : التطوير ..

1 -  تطوير العلاقة والإجراءات الإدارية والمالية بين المؤسسة والجهات المنفذة .

2 -  تطوير طبيعة المشاريع للحفاظ على رأس المال وتنمية المجتمع .

3 -  تطوير وضع المؤسسة القانوني في البلاد المستفيدة .

4 -  إنشاء بنوك صغيرة في البلاد التي تسمح بذلك لتنفيذ المشاريع من خلالها .

5 -  الوصول للبرمجة الشاملة لجميع وسائل التنفيذ في المؤسسة .

6 -  إنشاء مراكز الإبداع المحلية في مقار الجهات المنفذة .

المرحلة الرابعة : التوسع ..

1 -  زيادة تمويل المشاريع المتناهية في الصغر .

2 -  مانحون ومتبرعون جدد .

3 -  علاقات جديدة مع جهات منفذة عديدة .

سنقوم بهذا الفصل بشرح تفصيلي للمرحلة الأولى فقط مع ذكر النقاط الرئيسية للمراحل الأخرى .

المرحلة الأولى : التشغيل ..

   الخطوة الأولى

تحديد المناطق والدول التي ترغب المؤسسة في تنفيذ المشاريع المتناهية في الصغر فيها .

الدول والمناطق التي تعمل بها المؤسسة :

1 -  الدول النامية والفقيرة هي الدول المستهدفة في خطة المؤسسة .

2 -  الدول أو المجتمعات الفقيرة التي يخصص المانحون دعماً لها لتقوم المؤسسة بتنفيـذ مشاريع التنمية فيها .

   الخطوة الثانية

استكشاف المؤسسات العاملة في المشاريع المتناهية في الصغر في تلك المنطقة واختيار أنسبها .

*   يتم تحديد المؤسسات التنموية التي تتعامل معها المؤسسة في تنفيذ مشاريعها من خلال :

1 -   المؤسسات المقترحة والمقدمة من UNDP حيث ترتبط المؤسسة معها بعلاقة تعاون وتنسيق في قضايا التنمية .

2 -   الزيارات الميدانية التي يقوم بها أعضاء مجلس الإدارة واتصالهم مع المؤسسات التنموية سواء من خلال المؤتمرات الدولية أو الزيارات الاستطلاعية .

3 -   التعرف على المؤسسات التنموية في مجال المشاريع المتناهية في الصغر من خلال الإنترنت .

4 -   المؤتمرات السنوية الخاصة لمؤسسات المشاريع المتناهية في الصغر والاطلاع على أنشطة وفعاليات هذه المؤسسات .

*   كما يتم تعبئة النماذج المخصصة للجهات المنفذة ( نموذج رقم 1 ) ليتم اختيار أنسبها .

   الخطوة الثالثة

توقيع اتفاقية المشروع التجريبي .

بعد أن تقوم المؤسسة بتحديد الجهة الممثلة لتنفيذ المشاريع المتناهية في الصغر يتم توقيع  اتفاقية المضاربة (نموذج رقم 2) و( نموذج رقم 3 ) للمشاريع التجريبية وذلك لتنفيذ مشروع تجريبي تقوم المؤسسة على أثره بتقييم العمـل مع هذه الجهة . كما تقوم المؤسسة بتزويد الجهة المنفذة بالنماذج التالية :

1 -  نموذجي الطلبات الفردية والجماعية ( نموذجي رقم 4 و 5 )

2 -  نموذجي عقدي المرابحة الفردي والجماعي ( نموذجي رقم 6 و 7 )

مع التزام الجهة المنفذة بسياسات المؤسسة في نظام تمويل المشاريع المتناهية في الصغر وهي :

1 -   لا تتجاوز قيمة المشروع للمستفيد الواحد عن (1500) دولار أمريكي . حيث تبدأ قيمة المشروع مع المستفيد الواحد من مبلغ ( 50 -100 دولار) .

2 -   مدة المشروع لا تتجاوز بأي حال من الأحوال عن  سنه من تسلمه لقيمة المشروع .

3 -   تسدد مبالغ المشروع على أقساط متساوية فترة كل قسط لا تتجاوز الشهر الواحد .

4 -   نسبة عائد التمويل للمشروع يجب أن يغطي نسبة التضخم في البلد بالإضافة إلى نسبة ضئيلة لتغطية المصاريف .

5 -   لا يتم تقديم التمويل للمشروع إلا بعد أن يستوفى المستفيد من جميع البيانات المطلوبة كما يستبعد المستفيدين من مشاريع جديدة إذا تخلفوا عن السداد في المشاريع السابقة .

6 -  يفضل أن يتم تقديم تمويل المشاريع للمستفيدين بضمان المجموعة  ويستثنى تمويل الحالات الفردية في الحالات الخاصة .

7 -   تقوم المؤسسة بتمويل المشاريع مع مؤسسات لها خبرة في هذا المجال لا تقل عن 6 شهور ولا تقل نسبة استرداد قيمة المرابحات لديها عن 95 % ، ولا تتعامل بآي حال من الأحوال مع أفراد في تنفيذ هذا المشروع .

8 -   توقع المؤسسة مع الهيئات المنفذة عقود مضاربة وتقوم الهيئات المنفذة بتوقيع عقود مرابحة مع المستفيدين .

9 -   تبدأ المؤسسة دائما في تنفيذ مشاريع تجريبية مع المؤسسات التنفيذية قبل أن تتوسع في عملها وبعد أن تقوم المؤسسات المنفذة بتقديم خطة للمشروع مرفقا بها جدول التدفق النقدي .

10-   يجب على المؤسسات أو الهيئات التنفيذية أن تقوم بعمل تقارير شهرية إدارية ومالية لمتابعة نتائج المستفيدين الذين لا يجب أن يقل عددهم عن 100 مستفيد .

والمؤسسة تقوم بتنفيذ المشاريع المتناهية في الصغر من خلال برنامج المرابحة والادخار بضمان المجموعة للراغبين في الاستفادة من هذا البرنامج من المجموعات أو برنامج المشاريع المتناهية في الصغر للأفراد .

وسنقوم بشرح برنامج المشاريع المتناهية في الصغر والادخار بضمان المجموعـة ( جمهورية مصر العربية ) الـذي لا يختلف عن البرنامج للأفراد .

تعريف برنامج المشاريع المتناهية في الصغر والادخار بضمان المجموعة :

تقديم تمويل صغير للمشاريع المتناهية في الصغر من خلال مرابحات صغيرة وقصيرة الأجل لتوليد دخل للفقراء من خلال مجموعات تضمن بعضها البعض .

مبادئ وأسس البرنامج :

1 -   تتم إدارة وتنفيذ أنشطة المشروع إما بالتعاون مع المؤسسات المحلية كمدخل للمجتمع أو مباشرة .

2 -   يستهدف المشروع إلى إعطاء التمويل إلى الفقراء  .

3 -   تتكون المجموعة من 10 أعضاء كحد أدنى ولا يسمح بوجود قرابة من الدرجة الأولى في المجموعة الواحدة والحد الأقصى 15 عضواً .

4 -   يجب ألا يقل عدد المشروعات القائمة داخل المجموعة الواحدة عن ( 80 % ) ويجب على النسبة الباقية تقديم تصور عملي لنوع النشاط المقترح .

5 -   المجموعة تكون نفسها بدون تدخل من البرنامج لتعزيز مبدأ التكافل .

6 -   البرنامج يقوم على الإدارة الذاتية للمجموعة من خلال الانتخاب الحر المباشر .

7 -   المجموعة تضمن مشروع كل عضو فيها .

8 -   إذا تأخر أي عضو عن السداد تنوب عنه المجموعة .

9 -   في حالة عدم قدرة أي عضو بالمجموعة على دفع الأقساط وامتناع أعضاء المجموعة عن الدفع بدلا منه يرفض ضم أعضاء هذه المجموعة في الدورات التالية .

10-  حجم تمويل المشروع يبدأ بمبلغ 100 دولار ويزداد تدريجيا .

11-  مدة إسترداد التمويل 18 أسبوعاً .

12-  أقساط السداد كل أسبوعين .

13-  عوائد المرابحة تقدر بحوالي 8 % عن كل دورة .

14-  يجب على كل مستفيد من التمويل أن يدخر نصف دولار على الأقل كل أسبوعين في المرحلة الأولى تزداد بازدياد قيمة المشروع ، وتحفظ مبالغ الادخار كلها في دفتر توفير البريد في أقرب مكتب بريد للمكتب .

15-  إذا تأخر سداد المجموعة للقسط يراجع أمرها في تجديد المشروع .

لماذا الادخار ؟

يعتبر الادخار جزء أساسياً من برنامج المشاريع المتناهية في الصغر والادخار بضمان المجموعة ويجب الالتزام به للأسباب التالية :

1 -   مساعدة المستفيد على تطبيق مبدأ الادخار في حياته اليومية .

2 -   يشعر المستفيد بالأمان كما يساعده على زيادة ثقته بنفسه من خلال الاعتماد على مبلغ احتياطي خاص به .

3 -   يقلل نسبة المخاطرة في حالة عدم السداد ( يعتبر احتياطي لسداد قيمة المشروع في الحالات القهرية ) .

4 -   يعتبر نواة لرأس مال مشروعات المستفيدين .

لماذا الاجتماعات كل أسبوعين ؟

إن اجتماع المرشد مع المجموعة في موعد الأقساط ( كل أسبوعين ) يعتبر أقوى ضمان يستطيع البرنامج أن يضمن به أمواله لدى المستفيدين من التمويل ، خاصة أنهم لا يوقعون على شيك ولا تأخذ منهم أي أوراق خاصة بحيازة أو ملك . إنما الاجتماعات تؤكد ضمان أفراد المجموعة بعضهم لبعض ، وإتاحة فرصة للاتصال بين أفراد المجموعة وبين المرشد من خلال الاجتماعات إنما يؤكد على فكرة الضمان . حيث إنه من خلال الاجتماعات يتمكن المرشد من رؤية أفراد المجموعة ويتمكن من متابعة أي مشكلات تظهر بين أفراد المجموعة الشيء الذي يدفع المرشد لمواجهة أو حل أي مشكلات في المستقبل تمنع وصول القسط في موعده .

كما أن اجتماع أفراد المجموعة مع بعضهم البعض يتيح لديهم الفرصة للتعرف على بعـض أكثر وعلى نوعية المشكلات التي تعترض كل منهم في مجال العمل وتبادل الخبرات المختلفة في حل هذه المشكلات .

إجراءات تنفيذ البرنامج

1 -   تقديم المشروع للقيادات الشعبية والرسمية ( ينطبق على المناطق الريفية ) .

2 -   اختيار وتدريب مرشدي المرابحة .

3 -   الإعلان عن المشروع في المجتمع .

4 -   بدء تكوين مجموعات المستفيدين .

5 -   الاجتماعات التدريبية الأربعة لشرح المشروع للمستفيدين ومنح التمويل .

6 -   اجتماعات المجموعة النصف شهرية .

7 -   المتابعة والتقييم .

1 -   تقديم المشروع للقيادات الشعبية والرسمية :

من أولى الخطوات التي يجب اتخاذها لتطبيق مبادئ برنامج المشاريع المتناهية في الصغر والادخار بضمان المجموعة هو عرض المشروع على كافة أعضاء القيادات الشعبية والرسمية الموجودة بالمنطقة حيث يقوم منسقو الهيئة بمقابلة كافة المسئولين الرسميين الموجودين . ويتم شرح فكرة البرنامج لهم وكذلك الأسس والمبادئ التي يتركز عليها معايير اختيار المجموعات وأهمية حضور الاجتماعات الأربعة الأولى والادخار وضمان المجموعة بعضها لبعض وغير ذلك من المفاهيم والموضوعات التي تساعد على استيعاب وتطبيق البرنامج .

2 -   اختيار وتدريب مرشدي المرابحة :

يجب قبل تكوين المجموعات اختيار المرشدين من المجتمع - الذي سوف ينفذ فيه المشروع مـن خلال الإعلان عن الوظيفة يعقبها مقابلات شخصية لكل متقدم لاختيار من ينطبق عليهم المعايير الواجب توافرها في المرشد .

معايير يجب مراعاتها عند اختيار المرشدين :

1 -   أن يتمتع بشخصية قيادية قوية .

2 -   أن تكون لديه القدرة على إقناع الآخرين .

3 -   أن يكون صبورا .

4 -   أن يكون متعاونا .

5 -   أن يكون حسن السمعة .

6 -   أن يجيد القراءة والكتابة .

7 -   أن يكون ذو شخصية ابتكارية .

8 -   أن يكون مقيما في المنطقة .

9 -   أن يكون سهل الحركة .

10-  أن يكون مستعدا للعمل 40 ساعة في الأسبوع .

بعد أن يتم اختيار المرشدين يتم عقد مجموعة من الجلسات التدريبية والزيارات الميدانية لتعريفهم بالبرنامج وأهدافه ومبادئه وتدريبهم على كيفية :

*   الإعلان عن المشروع في المجتمع وشرحه للمنتفعين الجدد .

*   شرح التقارير والسجلات الخاصة بالمشروع .

*   شرح دور كل من رئيس المجموعة وأمين الصندوق في اجتماعات المجموعة وكيفية تسجيل محاضر الاجتماعات .

*   شرح النماذج والاستمارات الخاصة بالمجموعة .

*   زيارات ميدانية ومتابعة مع أحد المرشدين القدامى لمدة شهر على الأقل .

3 -   الإعلان عن المشروع في المجتمع:

يبدأ الإعلان عن المشروع في المجتمع من خلال عرضه على الهيئات أو المؤسسات التي تعمل في مجال التنمية الشاملة بعقد اجتماع مع مجالس إداراتها مع أعضاء إدارة البرنامج ودعوة أهالي المنطقة وذلك لشرح أهداف ومبادئ برنامج المشاريع المتناهية في الصغر والادخار بضمان المجموعة ، وعادة يتم عقد هذا الاجتماع في مكان عام ويتم فيه تناول الموضوعات التالية :

1 -  وصف موجز عن برامج مبرة المؤسسة العالمية للتنمية واهتمامها بتقديم التمويل للنساء الفقيرات .

2 -   إلقاء الضوء على المشاريع وحجمها ومدتها وعدد المراحل بالتفصيل .

3 -   تكون المجموعات .

4 -   بدء تكوين مجموعات المستفيدين :

ما هي المجموعة ؟

المجموعة عبارة عن عدد 10 أشخاص كحد أدنى يسكنون أو يعملون في نفس المنطقة والحد الأقصى 15 شخصاً .

شروط عضوية المجموعة :

هناك مجموعة من الشروط التي يجب توفرها للانضمام للمجموعة :

1 -   أن يمتلك العضو مشروعا قائما بالفعل أو يبدأ مشروعا جديدا .

2 -   أن يكون محل سكنه أو عمله قريبا بدرجة كافية تمكنه من حضور اجتماعات المجموعة.

3 -   أن يقبل الالتزام بالقواعد والإجراءات التي تحددها المجموعة .

4 -   أن لا يقل سن المستفيد عن 18 عاماً .

5 -  يمنع أن تضم نفس المجموعة الواحدة أقارب الدرجة الأولى ( الأم وابنتها أو الأخت وأختها أو الأخ وأخيه ) .

مسئوليات المجموعة :

*   تسديد قسط التمويل كل أسبوعين ( أربعة عشر يوما ) .

*   حضور اجتماعات المجموعة كل أسبوعين .

*   إيداع التوفير المتفق عليه في دفتر البريد .

*   احترام النظام الداخلي للمجموعة .

*   التكافل في حالة عجز إحدى عضوات المجموعة عن الدفع .

قواعد عمل المجموعة :

بعد أن تتكون المجموعة يقوم أعضاؤها باختيار رئيس للمجموعة وأمين للصندوق ، ثم يقومون بكتابة القواعد التي تحدد مهام أعضاء المجموعة وكذلك الإجراءات التي يجب اتخاذها في حالة عدم قيام عضو من المجموعة بالسداد ومن أمثلة هذه القواعد والإجراءات :

*   قيام العضو المتخلف عن حضور الاجتماعات بدفع غرامة تحدد من قبل المجموعة ، ويتم الاتفاق على كيفية استعمال هذه المبالغ في نهاية المرحلة .

*   إذا تخلف عضو عن السداد أو الحضور أكثر من مرتين بدون عذر تقبله المجموعة يتم إبعاده في المرحلة التالية للمشروع .

*   إذا لم يسدد أحد أعضاء المجموعة القسط تسدد المجموعة بدلا منه . ( ويلاحظ أن هذه القواعد تختلف من مجموعة لأخرى فقد تقبلها مجموعة قبولا تاما بينما تقبل مجموعة أخرى بعضها أو تقوم بتغيير بعضها بما يتناسب معها ) .

مهام أعضاء المجموعة :

5 -   الاجتماعات التدريبية الأربعة لشرح المشروع للمستفيدين :

يدير مرشد المرابحة أربعة اجتماعات تحضيرية لكل مجموعة جديدة من المستفيدين وفق الجدول التالي :

ملحوظة :

خلال فترة الأسبوع بين الاجتماع الثاني والثالث يقوم المرشد بعمل زيارات ميدانية لكل أفراد المجموعة كل على حدة للتأكد من وجود المشروع أو جدية من يريد البدء في المشروع . كما يجب على العضو أن يحضر الاجتماعات الثلاثة الأولى على الأقل ويمكن استخدام توكيلين بحد أقصى في الاجتماع الرابع .

إذا لم يكن الأشخاص مؤهلين لتشكيل المجموعة عند الاجتماع الثالث ، يطلب منهم إيجاد أعضاء جدد وتكرر الاجتماعات مرة أخرى .

ويحدد ميعاد للاجتماع مع إعطاء نصف ساعة تسامحاً إذا لم تحضر المجموعة في الموعد يلغى الاجتماع ويحدد للاجتماع موعد آخر .

في هذه الاجتماعات الأربعة :

الاجتماع الأول :

الاجتماع الثاني :

الزيارات الميدانية :

الفترة بين الاجتماع الثاني والثالث يقوم فيها المرشد بالنزول للمستفيدين للتأكد من صحة البيانات المكتوبة في استمارة طلب الاشتراك ( العنوان / المشروع / البيانات الأخرى … )

كما يقوم المرشد بعمل دراسة جدوى مبسطة سواء للمشروعات القائمة أو المشروعات الجديدة يوضح فيها هامش الربح العائد على المرابحة وطرق حسابها للتكاليف وأسلوب مسكها للدفاتر .

الاجتماع الثالث :

الموافقة على منح التمويل :

تتم الموافقة على التمويل خلال اجتماع مشترك للمرشد ومسئول التمويل ، فضلا عن تقديم المجموعات للموافقة عليها يجب التأكد من ملئ الاستمارات التالية :

*   استمارة طلب الاشتراك للمجموعة .

*   استمارات البيانات الخاصة بأعضاء المجموعة .

*   سند التعهد بحضور الاجتماعات .

ترتكز الموافقة على منح التمويل للمجموعة على العناصر التالية :

-   نشاط المجموعة وتضامنها الداخلي بالاستناد إلى توصيات المرشد وفق الاجتماعات الثلاثة السابقة وزيارته لمشروعاتهم كما أوضحنا سابقا .

-   نظام المجموعة الداخلي الذي وضعوه ومدى التزامهم به .

-   لمحة عن سيرة تسديد المجموعة للمشاريع في الماضي إذا كانت مجموعة ترغب التجديد .

عند الموافقة على التمويل يوقع كل من المرشد ومسئول التمويل على استمارة طلب إصدار الشيك ( نموذج رقم 10 ) ومن ثم ترسل لمحاسب المشروع ويتم إصدار شيكا بالمبلغ الإجمالي لمشاريع المجموعة .

الاجتماع الرابع :

6 -   اجتماعات المجموعة النصف شهرية :

يجتمع المرشد بالمجموعة كل أسبوعين في اليوم الذي يستحق فيه التسديد ، يحبذ استعمال الجدول لشرح الاجتماع وتفصيل النقاط الأساسية المتعلقة به ، من الضروري أن يصل جميع أعضاء المجموعة والمرشد في الوقت المحدد للاجتماع .

* الإشراف على المجموعة :

عند كل اجتماع للمجموعة يسجل المرشد ادخارات وحضور وسداد كل عضو في المجموعة وذلك في دفتر المجموعة . يستعمل دفتر واحد لكل مجموعة في كل مرحلة . عند نهاية كل مرحلة ، يوضع هذا الدفتر في ملف المجموعة .

يجب مراجعة هذه الدفاتر في نهاية كل شهر مع مسئول المشروع ، وفي حالة حدوث أمر طارئ ( كعدم سداد أو مشاكل داخل المجموعة ) يجب تبليغه فورا لمسئول التمويل .

يجب على المرشد أن يتبع تسديد المجموعة (من خلال تقرير) ويتأكد من صحة المعلومات في جميع الدفاتر .

* جدول المبالغ لكل مرحلة ( بالدولار ) :

* كيفية السداد :

أ )  يتم السداد بإجمالي قيمة القسط في البنك ولا يسمح بتسديدات جزئية . تسدد الدفعة (القسط + الادخار ) إلى أمين الصندوق الذي يذهب مع أحد أعضاء المجموعة ( مرشح من المجموعة  ويتم تغيره عند كل سداد أو حسبما تتفق المجموعة في نظامها الداخلي ) لتسديد المبلغ في حساب المشروع بالبنك وتسديد الادخار في دفتر البريد . يتم مراقبة الدفعات خلال الاجتماعات من خلال مراجعة دفتر المجموعة ودفتر الادخار .

ب )  يطلب من كل مستفيد أن يقوم بالتسديد مرة كل أسبوعين بموجب سند التعهد الموقع من قبل المجموعة . في حالة عدم تمكن أحد الأعضاء من الدفع ، فعلى الآخرين أن يقوموا بالدفع نيابة عنه . في حالة فشل أحد الأعضاء في التسديد وفشل المجموعة بالتسديد عنه فلن تحصل المجموعة على تمويل جديد ويتم اتخاذ الإجراءات اللازمة مع المجموعة ، كما هو مبين في    ( التأخر عن السداد ) .

ج )   يجب تسديد الأقساط في الأوقات المحددة ويشدد على ذلك عند دفع تمويل المشروع . على المرشد أن يعلن بوضوح مواعيد التسديد ويدرس وضع المتأخرين فورا ويأخذ الإجراءات اللازمة .

د )   يقدم المحاسب تقريرا أسبوعيا عن التأخير في الدفع لكل مرشد ومسئول التمويل وذلك بالتدقيق في المبالغ المستحقة مقابل المبالغ المدفوعة المبينة في تقارير تحصيل المبالغ .

هـ )  بعد يوم واحد فقط تأخير يلي التاريخ المستحق فيه الدفع ، على المرشد أن يتصـل باللجنة التنفيذية للمجموعة لاتخاذ الإجراءات اللازمة لتحصيل المبالغ التي لم تدفع بعد . على المرشد أن يدون عملية تحصيل المبالغ في التقرير الأسبوعي المتعلق بالتأخير عن الدفع وأن يسلمها إلى مسئول التمويل للمراجعة كل أسبوع .

* التأخر عن السداد :

أ ) أي مجموعة تتأخر عن سداد المبلغ بالكامل في الوقت المحدد ، يعاد النظر في التجديد للمجموعة إلى أن تثبت مسئوليتها عن ذلك . هذه الإجراءات تكون حافزا للتسديد الفوري .

ب ) إذا تأخرت المجموعة يقوم المرشد بالنزول لهم والاجتماع مع رئيس المجموعة وباقي  أفراد المجموعة لمعرفة سبب التأخير .

ج ) إن لم تستجب المجموعة يتم إرسال خطابات إنذار لهم من المكتب في البريد مسجلة بعلم الوصول على عنوان إقامة المستفيدين ، أو تسلم لهم يدويا مع التوقيع بالاستلام .

د ) المجموعات التي تتأخر عن السداد فقط دون أن تمتنع يكون لها شروط خاصة في السداد كما يلي

*  في حالة التأخير عن السداد عشرين يوماً أو أكثر منفصلة أو متصلة لا يجوز التجديد للمجموعة نهائيا إلا في حالة تعرض المجموعة لظروف قصوى ينزل المرشد للتأكد من تلك الظروف ويتأكد مسئول التمويل بنفسه ويلي ذلك تأخير صرف التمويل الجديد بمدة تساوي مدة تأخير المجموعة .

*  أما إذا تأخرت المجموعة من 10 إلى 20 يوماً منفصلة أو متصلة فيتم التجديد للمجموعة على نفس الشريحة ولو كان هناك سحب من الادخار أكثر من مرتين فيجوز التجديد ولكن على الشريحة الأدنى .

* تشجيع السداد :

يشجع السداد بفضل نظام تصاعدي يعد بتمويل أكبر بعد تسديد كل مشروع ويشكل ضغطا على الأعضاء فيما بينهم ، بالتالي فإن إستراتيجية هذا الضغط الاجتماعي تعوض عن عدم وجود ضمان عيني لمبلغ التمويل ، إذا قامت المجموعة بالتسديد في المواعيد المحددة يتم تجديد التمويل بعد يومين من سداد القسط الأخير .

* تجديد التمويل :

في حالة تجديد التمويل للمجموعة يمكن للمستفيدين ضمن المجموعة الواحدة أن يختاروا الانتقال إلى درجة أخرى وقت التجديد إذا وافقت المجموعة على ذلك . على سبيل المثال ، يمكن لبعض الأعضاء أن يختاروا الحصول على نفس قيمة التمويل أو الحصول على تمويل أصغر ( في حالة انتهائهم من المرحلة الثانية ) .

الجدير بالذكر أنه إذا اختار المستفيدون الحصول على التمويل الأصغر ، تستطيع عند نهاية المرحلة العودة إلى الدرجة السابقة في سلم التمويل . على سبيل المثال :

إذا حصل المستفيد على 130 دولار في المرحلة الثانية وهو يريد فقط 100 دولار في المرحلة الثالثة ، عند المرحلة الرابعة يحق له أخذ 200 دولار إذا ما رغب في ذلك .

أ ) في حالة تجديد 100 % من أعضاء المجموعة :

يعتبر اجتماع سداد القسط التاسع كأنه الاجتماع الثالث في الاجتماعات الأربعة ويحدد موعد الصرف مباشرة حسب الجدول الموضح به مواعيد الاجتماع الثالث .

ب ) في حالة تجديد أقل من 100 % من أعضاء المجموعة :

يتم عمل ثلاث اجتماعات تحضيرية كما في مواعيد الاجتماعات في الجدول السابق ، ويمكن للمجموعة في حالة اجتماع كل الأفراد في القسط التاسع بما فيهم الجدد أن يعتبر اجتماع أول وباقي الاجتماعات في مواعيدها .

ج ) في حالة تجديد أقل من 50 % من أعضاء المجموعة :

تعتبر المجموعة جديدة ويتم عمل أربع اجتماعات كاملة .

على هؤلاء الأعضاء أن يقرروا خلال هذا الاجتماع حجم التمويل الذي يرغبون في الحصول عليه في المرحلة المقبلة .

يجب أن يتأكد المرشد أن المجموعة قيمت الأخطار التي قد تنجم عن الحصول على مبالغ أكبر على سبيل المثال ، هل نشاط المستفيد يدر دخلاً كافياً لتسديد التمويل الأعلى ؟

د ) يجب ملئ المستندات التالية لتجديد التمويل :

-  طلب الاشتراك في البرنامج ( نموذج رقم 8 )

-  طلب الحصول على تمويل  ( نموذج رقم 9 )

-  طلب إصدار الشيك         ( نموذج رقم 10)

-  سند التعهد                   

هـ) الأعضاء المشطوبة أسمائهم :

يتضمن ملف يحمل عنوان " الأسماء المشطوبة " أعضاء المجموعات الذين لم يلتزموا بتسديد أقساطهم . على المرشدين أن يطلعوا عليه قبل التدقيق في طلب تجديد التمويل . أي مستفيد يدرج اسمه في ملف الأسماء المشطوبة يحرم من الانضمام إلى أي مجموعة أخرى .

7  -  المتابعة والتقييم :

-  حضور اجتماعات التسديد الخاصة بالمجموعات لمتابعة تنفيذ الأنشطة خلال الاجتماعات .

-  التقارير الأسبوعية من المرشدين إلى مسئول التمويل .

-  الزيارات المستهدفة من المرشد لأعضاء المجموعة لمتابعة مشروعاتهم .

-  نموذج استمارة دراسة حالة المستفيد والذي يوضح مدى التقدم الذي يطرأ على الظروف الاجتماعية والاقتصادية المحيطة بهم كنموذج لتقييم المشروع .

-  الاجتماعات الأسبوعية بين المرشدين وإدارة المشروع لمناقشة كافة تفاصيل العمل .

التقرير الأسبوعي من المرشد :

على المرشد أن يقدم تقريرا في نهاية كل أسبوع عن أحداث الأسبوع المنتهي إلى مسئول التمويل مبينا فيه التفاصيل المتعلقة بالمواضيع التالية :

-  اسم المجموعة ورقمها .

-  تاريخ السداد التقديري والفعلي .

-  عدد الأعضاء في المجموعة .

-  العقبات التي تعرض لها المرشد خلال الأسبوع .

-  أسلوب المتابعة وقيمة الادخار .

-  التوصيات .

الخطة الأسبوعية للمرشد :

على المرشد إعداد خطة عمل في نهاية كل أسبوع يوضح بها الأعمال المكلف بها خلال الأسبوع التالي على أن تكون متضمنة التالي :

-  تاريخ إعداد الخطة .

-  الميعاد التقديري لإتمام الأعمال خلال الأسبوع .

-  مواعيد الاجتماعات التحضيرية للمجموعات .

-  مواعيد ومناطق النزول .

-  أماكن ومواعيد الترويج لنشاط البرنامج .

لائحة نظام الحوافز :

يعتبر نظام الحوافر إحدى الأساليب المتبعة لرفع كفاءة الأداء للعاملين وطريقة متبعة لتحريك الحوافز الداخلية والخارجية بشكل ينعكس على رغبة العاملين للوصول إلى أفضل النتائـج وبشكل مستمر مما يؤدي إلى تحقق الأهداف الخاصة بالمشروع .

الأهـداف :

1 -  الوصول لتحقيق نسبة سداد قدرها 100% من إجمالي المبالغ المستحقة .

2 -  الوصول لأكبر عدد من العملاء في حدود رأس المال المتاح .

3 -  تحقيق معدل دوران كامل لرأس المال الخاص بالمشروع .

4 -  تحقيق روح الفريق في العمل والتعاون المتواصل بين العاملين .

النظـام :

يحصل المرشد على مرتب ثابت بقيمة العقد الموقع ويظل تحت التدريب مدة شهرين أو كمـا ترى إدارة المشروع . يحق له بعد هذه المدة تكوين مجموعات جديدة ويحصل على الحافز المادي المستحق له كما في السطر الأول للجدول المرفق ( جدول حساب الحوافز ) ويظل على نفس النسبة إلى حين وصول المحفظة الخاصة به إلى أربعين ألف جنيه .

محفظة المشاريع      هي قيمة المشاريع الفعالة ( تحت السداد ) مخصوم منها قيمة المشاريع الخاصة بالمجموعات المتأخرة والمجموعات التي أنهت السداد خلال الشهر مضاف إليها قيمة المشاريع التي تم توزيعها خلال نفس الشهر .

بعد تجاوز قيمة الأربعين ألف جنيه كمشاريع موزعة يكون من حق المرشد أن يحصل على المبالغ المستحقة كحافز سواء على نسبة السداد أو عدد المستفيدين الجدد أو المجددين حسب ما حققه المرشد من إنجاز وفقا لموقعه في الجدول ( جدول حساب الحوافز ) .

في حالة انخفاض نسبة السداد للمرشد عن 87% لا يجوز له توزيع تمويل جديد إلا بعد تحقيق نسبة سداد 87% على الأقل .إذا استمرت نسبة السداد الخاصة بالمرشد أقل من 87% لمدة شهرين يتم لفت نظره من خلال مذكرة رسمية يوقع عليها المرشد بالعلم على أن أمامه فرصة شهر آخر لتحسين نسبة السداد وإلا سوف يتم استبعاده والاستغناء عن عمله .

يتم أيضا حساب نسبة السداد الخاصة بالمكتب ككل التي بدورها تؤثر على ما يستحق كحافز بالنسبة لكل مرشد على حدة والتي تخصم بناء على البنود التالية بعد حساب صافي المستحـق لكل مرشد .

تحسب نسب السداد شهريا ( في نهاية كل شهر ) .

تصرف الحوافز عن كل شهرين متتاليين في نهاية الشهر الثالث .

مؤشرات نجاح المشروع :

*   انتظام السداد

*   عدد الطلبات المقدمة للاشتراك في المشروع والتي من شأنها المساعدة على تحقيق السيولة المالية المطلوبة للجمعية .

*   تعيين عمالة جديدة لخدمة المشروع .

البناء الوظيفي للعاملين بالمشروع

يتكون الهيكل الوظيفي للعاملين بمشروع المرابحة والادخار بضمان المجموعة من 4 مستويات وظيفية وهم :

1 -   مسئول المشروع

2 -   مسئول التمويل

3 -   المحاسب المالي

4 -   المرشدين

1 -  اختصاصات مسئول المشروع :

-   عرض المشروع أمام الجهات الحكومية والأهلية .

-   إعداد خطة مالية بمبالغ المرابحة ومواعيد تسليمها .

-   الإطلاع على التقارير الأسبوعية وجميع سجلات المشروع .

-   البت في المسائل العاجلة التي يعرضها عليه مسئول المرابحة .

-   عقد اجتماع أسبوعي مع مسئول المرابحة للإطلاع على كافة المشاكل والعقبات التي تواجه المشروع والعمل على حلها .

-   العمل على تطوير المشروع وإضافة أفكار جديدة .

-   تقديم المقترحات التمويلية لجهات التمويل .

2 -   اختصاصات مسئول التمويل :

*  زيارات عشوائية لاجتماعات المجموعات .

*  الإشراف على سجلات المرشد وأمين الصندوق .

*  الإشراف والمتابعة على عملية السداد للمشاريع من المجموعات .

*  مساعدة المرشد في كتابة الاتفاقيات الخاصة بتمويل المجموعات الجديدة .

*  مساعدة عرض المشروع على المسئولين .

*  تدريب المرشدين على فنون قيادة اجتماعات المجموعة .

*  متابعة عمل المرشدين ورفع ما يواجهونه من مشاكل إلى مسئول المشروع .

*  تقديم تقرير شهري لمسئول المشروع .

*  البت في المسائل العاجلة التي يعرضها المرشدون .

*  العمل على تطوير المشروع وإضافة أفكار جديدة .

3 -  اختصاصات المحاسب المالي للمشروع :

-  المراقبة الحسابية لكل مراحل المشروع .

-  إعداد التقارير المالية للمشروع وتقديمها إلى مسئول التمويل .

-  مراجعة البيانات البنكية المتعلقة بحسابات المشروع .

-  مراجعة إيصالات السداد .

-  مراجعة مستندات صرف كل شيك .

-  حفظ الإيصالات والفواتير التي يجب سدادها لحين استحقاقها .

-  إعداد كافة الشيكات الخاصة بالمشروع .

-  المساعدة في إعداد الميزانية الخاصة بالمشروع .

-  الإشراف على بنود الميزانية الشهرية .

-  مراجعة كل مصروفات المشروع والمصروفات الإدارية .

-  متابعة البيانات والميزانيات مع مدققي الحسابات ( في حال تعيينهم ) .

4 -  اختصاصات المرشدين :

-  المشاركة في الإعلان عن المشروع في المنطقة .

-  المساعدة في تكوين المجموعات الجديدة ( بدون التدخل في تكوينها ) ومساعدة المجموعات على إصدار القوانين الخاصة بها .

-  كتابة اتفاقية التمويل مع المجموعات وتسليمها لأمناء صناديق المجموعات لصرف الشيكات

-  إدارة الاجتماعات التدريبية الأربعة للمجموعة قبل منح التمويل .

-  الحضور والمتابعة والإشراف على اجتماعات المجموعات .

-  تقديم تقرير أسبوعي عن تقدم المشروع إلى مسئول التمويل .

-  تسجيل تطورات وتأثير المشروع على حياة المنتفعين والمجتمع .

-  تشجيع أعضاء المجموعة على العمل والادخار .

-  رفع المشاكل التي تواجه المجموعات إلى مسئول التمويل .

   الخطوة الرابعة 

بعد نجاح التجربة يتم توظيف ممثل للمبرة في مقر الجهة الممثلة وتوسيع عمل المشاريع مع الجهة الممثلة من خلال اتفاقية جديدة يحدد فيها قيمة المشاريع الجديدة ومدة الاتفاقية ( نموذج رقم 11 ) .

مهام واختصاصات ممثل المبرة الإقليمي :

1 -   تفقد مشاريع مبرة المؤسسة العالمية للتنمية في مختلف مناطق تواجدها .

2 -  إدخال البيانات في البرنامج الكمبيوتري ومتابعة وإعداد التقارير الشهرية عن مشاريع المبرة التي تم تنفيذها أو التي ستكون تحت التنفيذ .

3 -   متابعة وإعداد التقارير المالية المتعلقة بمشاريع المبرة .

4 -   الإشراف على تصوير المشاريع التي تم تنفيذها في مختلف مناطق تواجدها .

5 -    تقديم الإقتراحات المناسبة والكفيلة بتطوير العمل في المشاريع التنموية .

6 -   تقييم المشاريع التنموية التي يتم تنفيذها وإطلاع المبرة على سلبيات وإيجابيات العمل فيها

7 -   إعداد الميزانية التقديرية السنوية لمصاريف المكتب الذي يتابع الأعمال من خلاله .

8 -   الإشراف على العقود الخاصة بالمشاريع وما تتضمنه من شروط ومواصفات ومتابعة تنفيذها .

9 -   الاتفاق مع مؤسسات حليفة لجمع التبرعات العينية لمشاريع المبرة .

10-  استقبال وفود المبرة لزيارة المشاريع .

عند توسيع النشاطات مع المؤسسات المنفذة يجب عليها تنفيذ التالي :

1 -  تقوم المؤسسة المنفذة بعمل خطة للمشروع موضحة فيها التدفق النقدي

2 -  الاتفاق على النماذج والتقارير المطلوبة .

بعد أن تمت الإتفاقية مع الجهة الممثلة أو المنفذة وبدأ نشاط العمل تتم المراقبة المالية من خلال ( نموذج رقم 13) و ( نموذج رقم 14) موضحا فيها :

1 -  الوضع المالي والتدفقات المالية ( شهريا ) .

2 -  الميزانية السنوية والأرباح والخسائر ( سنويا ) .

المرحلة الثانية : التحليل والتقييم ..

أ  -  تحليل وتقييم الهيئات المنفذة :

1 -  نسبة نجاح استرداد المبلغ للهيئات المنفذة من العملاء .

2 -  تقييم أداء الهيئة .

3 -  تقييم التقارير الإدارية والمالية .

4 -  مقارنة نسبة الأرباح المعتمدة مع الهيئات الأخرى الشبيهة .

5 -  الهيكل التنظيمي ومرونة العمل .

6 -  طريقة السداد وميكانيكية التحصيل .

7 -  قدرة الهيئة للوصول للعملاء الأقل فقرا .

ب -  تحليل وتقييم المشاريع الصغيرة والعملاء :

1 -  أنواع المشاريع وفائدتها للعميل .

2 -  ارتياح العميل .

3 -  أنواع العملاء وأجناسهم .

4 -  طريقة تعامل العميل مع الهيئة .

5 -  الضمان المستخدم وفعاليته .

6 -  علاقة المبرة مع العملاء ومعرفتهم بها .

ج -  تحليل وتقييم عمل إدارة المشاريع في المبرة :

1 -  فعالية برنامج المشاريع الكمبيوتري .

2 -  تقييم المستندات الإدارية المستخدمة .

3 -  تقييم الزيارات الميدانية ومدى فاعليتها .

المرحلة الثالثة : التطوير ..

1 -  تطوير العلاقة والإجراءات الإدارية والمالية بين المبرة والجهات المنفذة .

2 -  تطوير طبيعة المشاريع للحفاظ على رأس المال وتنمية المجتمع .

3 -  تطوير وضع المبرة القانوني في البلاد المستفيدة .

4 -  إنشاء بنوك صغيرة في البلاد التي تسمح بذلك لتنفيذ المشاريع من خلالها .

5 -  الوصول للبرمجة الشاملة لجميع وسائل التنفيذ في المبرة .

6 -  إنشاء مراكز الإبداع المحلية في مقار الجهات المنفذة .

المرحلة الرابعة : التوسع ..

1 -  زيادة تمويل المشاريع المتناهية في الصغر .

2 -  مانحون ومتبرعون جدد .

3 -  علاقات جديدة مع جهات منفذة عديدة .

ختامــا :

لنجاح المشاريع المتناهية في الصغر فإن هناك قواعد خمسة رئيسية لضمان هذا النجاح :

1 -  اختيار مناسب للجهة المنفذة أو المشرفة .

2 -  عقد اتفاق متين وواضح .

3 -  نظام متابعة دقيق .

4 -  تحويلات بنكية تضمن فرق سعر العملة .

5 -  زيارات ميدانية دورية .